Как в компании «Оптиксервис» удержали лояльных партнеров

Кейс автоматизации  "Бонусные/премиальные программы"

Проблема

Для удержания и развития лояльных партнеров отделом маркетинга была запущена программа бонусирования за достижение индивидуальных целей продаж. Однако, количество участников и требования бухгалтерского оформления выплачиваемых бонусов существенно увеличили нагрузку на сотрудников отдела маркетинга, бухгалтерии и менеджеров по продажам.

Оформление закрывающих документов в ручном режиме приводило к ошибкам в расчетах и текстах.

Отсутствие автоматической проверки выполнения условий не позволяло своевременно проинформировать партнера и получить дополнительный заказ.

Проверка наличия ограничений по выплате бонусов (отсутствие первичных документов, просроченная задолженность) занимала значительное время, что существенно затягивало выплаты и приводило к недовольству со стороны партнеров.

Отсутствие записи о выставленных целях бонусирования в единой системе усложняло передачу информации новому сотруднику.

Решение

Автоматизация Бонусной программы позволяла упростить и стандартизировать процесс отслеживания выполнения условий программы, начисления бонусов, информирования партнеров и формирования единой утвержденной формы закрывающих документов.

Технологическим партнёром в реализации проекта стала ИТ-компания «ИНТЕА». Компания «ИНТЕА» разработала и интегрировала в корпоративную ERP-систему подсистему «Бонусные/премиальные программы».

Сложности

В ходе подготовки технического задания, выявилась дополнительная потребность отдела продаж, схожая по механизмам выплаты с маркетинговой программой лояльности —  премирование VIP-партнеров по результатам сотрудничества. Поэтому автоматизацию было решено расширить на несколько видов премиальных выплат.

У отдела продаж условия оказались более сложные и вариативные.

Цели по продажам выставлялись на группу партнера, у которого могло быть несколько юридических лиц, что создавало сложностм при распределении плана и подписании документов.

Также путаницу вносило отсутствие четкого бизнес-процесса согласования условий выплат

Этапы работы

Создана сущность «Ассортиментная матрица», которая позволяет задавать динамический или статический ассортимент для расчета премии.

Реализовано заполнение различных вариантов условий премии в карточке партнера с пересчетом движений: от простого % за объем или фиксированной суммы за результат до условий с пошаговым увеличением премии.

Для сложных условий премии используется новая аналитика «Метод совместного использования бонусов».

Условия могут заполняться как с помощью обработки (массовая установка по выбранным партнерам), так и по каждому партнеру.

Разработан алгоритм «Ограничения по выплатам» для условий, призванных сбалансировать структуру ассортимента в закупках партнеров.

Реализован механизм использования премии в виде скидки в следующих заказах.

Реализован контроль за наличием просроченной дебиторской задолженности (ПДЗ) и контроль за полученной первичной документацией.

Организованы регистры движений и расчетов по выполнению премиальных условий.

Создан сводный отчет по выполнению премиальных условий

Сформированы единые печатные формы «Дополнительное соглашение», «Акт на использование премии», «Уведомление о списании премии с ДЗ».

Сформирован документ по аннулированию невостребованной начисленной премии.

Реализован механизм автоматической рассылки партнерам о состоянии выполнения условий премии.

Начисленные и выплаченные премии выведены в отчет «Прибыли и убытки».

Результаты

Механизм позволяет создавать гибкие условия по различным группам ассортимента и индивидуально подходить к условиям сотрудничества с крупными партнерами, а также запускать массовые бонусные программы для небольших компаний.

Ускорились все этапы по согласованию, контролю и выплате.

Сократились ошибки при начислении, проверке и оформлении выплат партнерам.

Появились прозрачность и история взаимоотношений с партнером по преференциям.

Выросла лояльность партнеров.

Следующие шаги

Дополнить систему алгоритмом расчета рекомендуемого плана развития партнера на основе динамики отгрузок: оптимальное расширение/концентрация ассортимента, увеличение объема/частоты заказов.